Fungsi Administrasi Secara Umum Dan Berdasarkan Ahli

Fungsi Manajemen Secara Umum dan Menurut Ahli - Fungsi administrasi yakni serangkaian kegiatan yang dijalankan di dalam administrasi berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi administrasi hingga ketika ini masih belum ada keseragaman baik praktisi maupun para teoritisi. 

Berikut ini beberapa pendapat terkena fungsi manajemen.

1. Henry Fayol, fungsi administrasi terdiri atas planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling.

2. George R. Terry, fungsi administrasi terdiri atas planning, organizing, actuating, dan controlling.

3. Koontz dan O’Donnel, fungsi administrasi terdiri atas planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.

4. Dr. S.P. Siagian, fungsi administrasi terdiri atas planning, organizing, motivating, controlling, dan evaluating.

5. The Liang Gie, fungsi administrasi terdiri atas planning, decision making, directing, coordinating, controlling, dan improving.

Adapun fungsi administrasi secara umum yakni sebagai diberikut :

1. Fungsi manajemen Perencanaan (Planning)

Perencanaan ialah proses dasar administrasi dalam memilih langkah-langkah untuk mencapai tujuan tertentu. Langkah-langkah tersebut menyerupai menetapkan tujuan dan target, merumuskan taktik untuk mencapai tujuan dan target, memilih sumber-sumber daya yang diperlukan, serta menetapkan strandar keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan sasaran bisnis.

Perencanaan dalam kegiatan administrasi pada perusahaan meliputi hal-hal di bawah ini.

a. Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan diproduksi biar sempurna dalam hal kualitas, manfaat, dan kuantitasnya sehingga tercapai laba yang terbaik.

b. Menetapkan jumlah dana yang diharapkan untuk modal kerja maupun modal tetap. Dan untuk menetapkan apakah akan didanai dengan modal sendiri atau dengan pinjaman (kredit).

Misalnya akan diadakan suatu program perlombaan. Acara tersebut tidak akan berjalan dengan lancar kalau tidak ada perencanaan dengan baik. Sehingga sebelumnya panitia harus memilih tujuan yang akan dicapai menyusun kepengurusan, menetapkan taktik dan taktik untuk mencapai tujuan, memperkirakan anggaran yang digunakan, dan sebagainya.

Pada intinya, perencanaan sebagai upaya untuk merumuskan apa yang ingin dicapai dan bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut sanggup diwujudkan melalui serangkaian rumusan planning kegiatan tertentu. Sebuah planning dikatakan baik ketika apa yang dirumuskan sanggup direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan. 

Menurut George R. Terry bahwa untuk mengetahui baik atau tidaknya sebuah perencanaan maka sanggup ditentukan dari pertanyaan-pertanyaan diberikut ini.

a. What : 1) apa yang menjadi tujuan perusahaan.

                 2) apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

b. Why : 1) mengapa tujuan tersebut harus dicapai.

                2) mengapa melaksanakan kegiatan tersebut.

c. Where : dimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan.

d. When : 1) kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan.

                  2) kapan kegiatan tersebut harus dimulai dan diakhiri.

e. Who : siapa yang akan melaksanakannya.

f. How : bagaimana cara yang harus dilaksanakan untuk melaksanakan kegiatan.

Berdasarkan kegiatan-kegiatan perencanaan di atas, sanggup disimpulkan bahwa fungsi dari perencanaan yakni diberikut ini.

a. Sebagai Pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi. Bayangkan saja ketika perusahaan dalam melaksanakan kegiatan produksinya tanpa ada perencanaan. Maka akan dijumpai banyak masalah, dan ketidakjelasan dalam melaksanakan kegiatan. melaluiataubersamaini demikian perencanaan memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh perusahaan.

b. Meminimalisasi Ketidakpastian

Di dunia ini tidak ada sesuatu yang tidak berubah. Adanya perubahan inilah yang akan mengakibatkan ketidakpastian bagi perusahaan. Ketidakpastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. melaluiataubersamaini adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan hadir sanggup dikurangi.

c. Meminimalisasi Pemborosan Sumber Daya

melaluiataubersamaini adanya perencanaan, penerapan sumber daya sanggup dikendalikan, alasannya spesialuntuk sumber daya yang potensial saja yang dibutuhkan dalam kegiatan. melaluiataubersamaini demikian tingkat efisiensi dari perusahaan menjadi meningkat.

d. Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Dibuatnya suatu planning kegiatan, akan mempergampang penentuan berhasil dan tidaknya pelaksanaan kegiatan perusahaan. Hal ini sanggup ditentukan dengan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan hasil di lapangan. melaluiataubersamaini demikian perencanaan akan dijadikan standar kualitas bagi perusahaan.

2. Fungsi manajemen Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian yakni keseluruhan kegiatan administrasi dalam mengalokasikan keseluruhan sumber daya sesuai dengan planning yang sudah dibuat. Dalam pengorganisasian suatu planning akan dibuat proteksi kerja tertentu dalam sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi ini meliputi ihwal kejelasan bagaimana planning organisasi akan dilaksanakan, dikoordinasikan, dan dikomunikasikan. 

Tujuan dari pengorganisasian, antara lain:

a. mempergampang dalam pelaksanaan kiprah dengan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan kecil,

b. mempergampang manajer dalam melaksanakan pengawasan, dan

c. megampangkan penentuan jumlah orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas.

Berikut ini yakni empat pilar pengorganisasian.

a. Pembagian Kerja (Division of work)

Pembagian kerja ialah upaya untuk menyederhanakan pekerjaan yang kompleks. Hal ini dimaksudkan untuk mempergampang pelaksanaan kegiatan dan pencapaian tujuan. Misalnya pada perusahaan roti, terdapat proteksi kerja dalam hal pengovenan, pembuatannya, penimbangan bahan-bahan, promosi, dan lain-lain. Proses proteksi kerja dari yang kompleks menjadi lebih sederhana sanggup disebut pula dengan spesialisasi pekerjaan.

b. Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

Sesudah penyederhanaan pekerjaan, kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Misalnya untuk perusahaan roti, proses pembelian bahan-bahan, pengolahan hingga pengepakan dikelompokkan menjadi serpihan produksi, serpihan pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang termasuk serpihan keuangan, dan lain-lain. Proses pengelompokkan pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu disebut departmentalization.

c. Penentuan Relasi Antarbagian dalam Organisasi (Hierarchy)

Sesudah pengelompokkan pekerjaan dilakukan maka proses selanjutnya yaitu penentuan relasi antarbagian. Terdapat dua konsep penting yaitu span of management control dan chain of command. Span of management control berkaitan dengan jumlah orang atau serpihan di bawah suatu departemen yang bertanggung balasan kepada departemen atau serpihan tertentu. 

Pada serpihan ini berkaitan dengan siapakah yang menjadi pemimpin bagi setiap serpihan (bagian produksi, keuangan). Adapun penentuan chain of command yaitu berupa batasan kewenangan. Dalam bentuk ini sanggup ditunjukkan dengan garis perintah dari hierarki yang paling tinggi hingga paling rendah.

d. Koordinasi

Berawal dari proteksi kerja kemudian dikelompokkan berdasarkan bagian-bagiannya hingga ditentukan hierarki organisasinya, maka langkah selanjutnya yakni bagaimana mengoordinasikan ketiga serpihan tersebut. Koordinasi ialah proses mengintegrasikan seluruh kegiatan dari banyak sekali serpihan biar tujuan organisasi bisa tercapai secara efektif.

3. Fungsi manajemen Penggerakan (Actuating)

Penggerakan (actuating) yakni tindakan yang mengusahakan biar seseorang atau tiruana kelompok mau dan memulai bekerja dengan bahagia hati untuk melaksanakan kiprah pekerjaannya sehingga sanggup selesai sesuai dengan tujuan yang sudah diputuskan.

Untuk menggerakkan orang-orang biar mau bekerja dibutuhkan kepemimpinan. Banyak orang yang menganggap bahwa kiprah pelopor yakni fungsi yang paling penting, alasannya untuk menggerakkan orang bukanlah pekerjaan yang gampang. Seorang pemimpin harus bisa memotivasi dan membimbing karyawan yang mempunyai huruf tidak sama-beda.

Secara umum, ada tiga bentuk kepemimpinan, yaitu otoriter, demokratis, dan bebas.

a. Pemimpin oriter, yaitu pemimpin yang mengambil keputusan tanpa melibatkan pihak lain (menciptakan keputusan sendiri).

b. Pemimpin demokratis, yaitu pemimpin yang mengambil keputusannya melibatkan kiprah bawahan.

c. Pemimpin bebas,yaitu pemimpin yang menyerahkan proses pengambilan keputusan kepada bawahannya.

4. Fungsi manajemen Pengawasan (Controlling)

Pengawasan sering disebut juga pengendalian yakni kiprah administrasi yang diarahkan untuk melaksanakan pengawasan atas apa yang sudah direncanakan dan bagaimana langkah-langkah koreksinya. Jika suatu planning tidak berjalan dengan semestinya, maka fungsi pengawasan dalam hal ini manajer melaksanakan proses untuk mengoreksi kegiatan yang sedang berjalan biar tetap mencapai apa yang sudah direncanakan.

Fungsi pengawasan dilakukan untuk mengantisipasi kegagalan, mengoreksi kegagalan, dan mempersembahkan solusi untuk mengatasi kegagalan tersebut. Agar tujuan fungsi pengawsan sanggup tercapai, maka diberikut ini langkah-langkah yang sanggup dilakukan dalam proses pengawasan.

a. Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kerja

Menetapkan standar atau patokan yang terang dalam suatu kegiatan akan megampangkan administrasi dalam melaksanakan pengawasan. Selain itu, menetapkan standar yang terang sanggup dipakai untuk menilai berhasil atau tidaknya suatu perencanaan. Misalnya dalam suatu kepanitiaan, ketua panitia menetapkan standar untuk seksi acara, seperti:

1) menyusun susunan acara,

2) memilih dan menghubungi pembicara,

3) mengatur jalannya acara, dan

4) menyiapkan format acara.

Standar di atas akan megampangkan ketua panitia dalam melaksanakan pengawasan atau kinerja dari seksi acara. melaluiataubersamaini demikian penetapan standar ialah hal yang perlu dilakukan sebagai standar berhasil tidaknya suatu rencana.

b. Penilaian Kerja

Seorang manajer sanggup menilai kinerja bawahannya berdasarkan standar yang sudah diputuskan. Penilaian kinerja ialah sebuah proses yang berkelanjutan dan terus menerus. Namun bukan berarti seorang manajer mengawasi kinerja bawahannya setiap hari. Hanya pada hal-hal penting saja manajer melaksanakan pengawasan.

c. Membandingkan Kinerja dengan Standar

Langkah selanjutnya dalam pengawasan yakni membandingkan antara kinerja dengan standar. Sesudah manajer mengawasi kinerja bawahannya, maka untuk menilai apakah kinerjanya sesuai atau tidak dengan yang diharapkan maka manajer sanggup membandingkannya dengan standar yang sudah diputuskan. Secara garis besar, ada tiga kemungkinan hasil kinerja dengan standar, menyerupai diberikut ini.

1) Kinerja lebih besar dari standar berarti kondisi perusahaan mencapai kinerja yang terbaik alasannya berada di atas standar.

2) Kinerja sama dengan standar berarti kondisi perusahaan mencapai kinerja terbaik, namun pada tingkat yang paling minimum.

3) Kinerja lebih kecil dari standar berarti kondisi perusahaan mencapai kinerja yang jelek alasannya kinerja di bawah standar.

d. Melakukan Tindakan Koreksi Jika terdapat Masalah

Sesudah membandingkan kinerja dengan standar yang bisa diputuskan, maka manajer sanggup mempersembahkan evaluasi atas kinerja tersebut. Apabila kinerja baik maka tujuan tercapai, namun ketika terjadi dilema (kinerja buruk), manajer harus mengoreksi dilema tersebut. Pengendalian ini perlu untuk dilakukan biar perusahaan sanggup memastikan bahwa apa yang sedang dilakukan oleh perusahaan benar-benar diarahkan pada pencapaian tujuan.

Langkah-langkah pengawasan di atas kalau digambarkan dalam bentuk bagan menyerupai diberikut ini.

Bagan Langkah-Langkah Pengawasan

Berdasarkan bidangnya, administrasi sanggup dikelompokkan menjadi beberapa bidang diberikut ini.

1. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Manajemen sumber daya insan ialah penerapan manajemen yang berkaitan dengan perencanaan, pengadaan, kompensasi, pemilihan, dan pengembangan sumber daya manusia.

2. Manajemen Produksi
Manajemen produksi yakni kegiatan untuk mengatur perusahaan agar dapat membuat atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa.

3. Manajemen Pemamasukan
Manajemen pemamasukan ialah kegiatan administrasi yang berkaitan dengan memasarkan produk kepada konsumen. Pada pada dasarnya kegiatan manajemen pemamasukan berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dan bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan.

4. Manajemen Keuangan
Manajemen keuangan yakni kegiatan mengatur keseimbangan antara kebutuhan dana dengan tersedianya dana dari banyak sekali sumber dana untuk meningkatkan nilai perusahaan.

Demikianlah Penjelasan Fungsi-Fungsi Manajemen Secara Umum dan Menurut Ahli, semoga bermanfaa